MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE
L’agent administratif d’accueil assure deux missions principales :
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et/ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
Missions communes
- Accueil des personnes (apprenants, intervenants, visiteurs,…)
- Accompagnement ou recherche des interlocuteurs dans les locaux,
- Information et conseil à des tiers (apprenants, intervenants, visiteurs,…) dans son domaine d'activité, en accueil physique et/ou téléphonique en respectant le secret professionnel
- Recueil/collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Remise de badges, laissez- passer, dossier d'accueil, plans d'accès,....
- Réception et tri du courrier, distribution aux services ou personnes concernés
- Participation aux réunions de secrétariat, réunions institutionnelles, et autres événements institutionnels
- Encadrement ponctuel de stagiaires administratifs par délégation du responsable administratif et logistique
- Participation à la démarche Qualité
Missions spécifiques
Gestion en appui sur des dossiers spécifiques selon la répartition entre les 4 gestionnaires et l’intendance, en fonction de l’organisation de travail établie par le responsable administratif et logistique.
ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Dans le cadre du projet pédagogique de l’Institut, l’agent administratif d’accueil est chargé d’assurer la qualité d’accueil en collaboration avec l’équipe administrative, pédagogique et l’intendance. Il rend compte de son activité au responsable administratif et logistique.
APTITUDES - COMPÉTENCES
SAVOIRS :
- Maîtrise de la langue : orthographe, vocabulaire, syntaxe
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Connaissances à acquérir dans le champ législatif règlementant les formations dispensées par l’IFPS.
- Connaissance de la démarche Qualité et/ou de la certification.
SAVOIR FAIRE :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Utiliser les outils et logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point, internet)
- Rédiger et mettre en forme un document : courrier, compte-rendu, dossier…
- Organiser et prioriser ses activités
- S’inscrire dans la démarche Qualité de l’IFPS : modèles, procédures et méthode de classement
- Rendre compte à sa hiérarchie en fonction des priorités
- Respecter la confidentialité liée à la connaissance des dossiers
- Favoriser la circulation de l’information en collaboration avec ses collègues et l’équipe pédagogique
- Identifier/analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
APTITUDES :
- Relationnelles : accueil et diplomatie
- Organisationnelles : anticipation, rigueur méthodologique et rapidité dans l’exécution des tâches
- Adaptabilité à l’imprévu et aux priorités
- Esprit d’équipe et d’entraide
- Capacités à apprendre et à développer de nouvelles compétences
- Capacité à renseigner des personnes au regard de son métier
- Aptitude à s'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes ou en public
- Gérer ses émotions, son stress
CONDITIONS A REMPLIR
- Qualification : diplôme dans les domaines de la gestion administrative (niveau bac)
- Expériences professionnelles dans les domaines de l’accueil et de la gestion administrative
LIEN HIERARCHIQUE
L’agent administratif d’accueil exerce sa fonction sous l’autorité et la responsabilité de l’adjoint des cadres responsable administratif et logistique et du Directeur de l’IFPS
LIEN FONCTIONNEL
Coordination avec ses collègues gestionnaires administratifs de promotion, les formateurs, les responsables pédagogiques, l’intendance, la documentation et la cellule d’appui numerique.
CONDITIONS D’EXERCICE
- 7h30 + 45 minutes de pause repas par jour de travail effectif, modulable selon les activités de l’IFPS
- Créneau horaires à déterminer : 8h15 -16h30 / 8h30-16h45 / 8h45-17h00 / 9h00 - 17h15
- Le poste n’est pas ouvert au télétravail, du fait de sa specificité d’accueil physique
Partagez cette offre
