Adjoint administratif – secrétaire projets, affaires générales, communication

Secrétariat de la Direction Générale et du Secrétariat Général

·        Contribution à la gestion des agendas du DG et du SG, avec prise de RDV et organisation des réunions ;

·        Accueil physique, accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas des services de la DG ;

·        Commande de fournitures +recensement annuel des équipements ;

·        Mise en ligne dans la gestion documentaire des PV des instances de la Direction ;

·        Tâches de secrétariat liées à l’activité de la DG ;

·        Tenue des registres des notes de service, notes d’information et décisions et diffusion sur la GED ;

·        Tenue du registre des délibérations et avis des instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ;

·        Organisation du suivi des enquêtes (ARS, FHF, ADESM, GHT Haute Bretagne, …) ;

·        Tenue des espaces intranet et du site internet pour les informations de la DG (direction / instances) ;

·        Aide à l’accueil et à la préparation logistique des visites institutionnelles (Elus, CGLPL, …).

En alternance hebdomadaire avec le binôme (semaine paire) :

·        Ouverture, tri et suivi du courrier ;

·        Préparation et diffusion des tableaux des gardes médicales, administratives, techniques.

Suivi en lien avec la Direction Projets et Partenariats

·          Création et mise à jour des dossiers papier ;

·          Organisation des réunions, transmission des ordres du jour et des comptes-rendus ;

·          Suivi de la BAL « Projets ».

Suivi des dossiers en lien avec le service communication

En lien avec la Responsable communication

·          Préparation des dossiers de réunion du Directeur en charge de la communication

·          Accueil téléphonique en cas d’absence de l’équipe communication en raison d’un évènementiel ;

·          Suivi de l’agenda « RELATIONS PUBLIQUES » et des évènements (envoi de mails d’invitations et d’informations) ;

·          Mise à jour des annuaires externes (FHF, retab, pages jaunes…).

Suppléance au sein du secrétariat de la Direction Générale et du Secrétariat Général (en l’absence de la Responsable ou de l’Adjoint administratif en charge des projets, qualité / gestion des risques)

·          Gestion de la BAL « Direction Générale » orientation des messages et instruction des courriels ;

·          Participation et compte-rendu des réunions de direction.

Vie de la Direction

§  Archivage : suivi et actualisation

§  Participation (en alternance annuelle) au COPIL relatif à l’organisation de Degemer Mat.